Poklicni standard

Naziv:	Tajnik/tajnica
Status:	Objava
Datum objave sklepa ministra:	10.5.2023
Predhodniki:	tajnik/ tajnica (44032170)
Klasius-P16:	Tajniško in administrativno delo (0415)
V dokumentu uporabljeni izrazi, zapisani v moški slovnični obliki, so uporabljeni kot nevtralni in veljajo enakovredno za oba spola.

1. Ime in koda poklicnega standarda

Tajnik/tajnica (44524450)

2. Ime in koda poklica

3. Raven zahtevnosti

(V)

4. Poklicne kompetence

Kandidat/kandidatka je zmožen/zmožna:

načrtovati in organizirati delo skladno s standardi kakovosti dela, z dobrimi poslovnimi običaji in veljavno zakonodajo,
skrbeti za lastno varnost ter varovati zdravje in okolje skladno z ocenjenimi tveganji in načeli trajnosti,
delovati odgovorno, podjetno in etično v skrbi za strokovni in osebnostni razvoj,
komunicirati z različnimi deležniki osebno in pisno ter pri tem uporabljati sodobno informacijsko-komunikacijsko tehnologijo ob upoštevanju načel poslovne komunikacije,
s pomočjo sodobne informacijsko-komunikacijske tehnologije zagotavljati administrativno podporo poslovnim procesom,
opravljati administrativno-tehnična dela,
pripraviti, evidentirati in arhivirati dokumentarno gradivo skladno s predpisi.

5. Opis poklicnega standarda

Področje dela	Ključna dela	Spretnosti in znanja
Priprava dela oz. delovnega mesta	pripravi prostor za delo in dokumentacijo	pripravi prostor za delo (prostor je primerno osvetljen, prezračen, nastavljena primerna temperatura) pripravi delovno mizo pripravi potrebno dokumentacijo oz. gradivo za nemoteno opravljanje dela pripravi potrebno pisarniško tehnologijo za učinkovito obravnavanje informacij ter pisarniških postopkov
Operativna dela	opravlja administrativno-tehnična dela	prevzema dohodno pošto, jo evidentira, razvršča in oddaja odhodno pošto ter vodi evidenco prejete in poslane pošte po navodilu ali samostojno piše in ureja dopise, zapisnike, obvestila in drugo dokumentacijo prepisuje besedila in piše po nareku (desetprstno slepo tipkanje) uporablja informacijsko-komunikacijsko tehnologijo (v nadaljevanju IKT-oprema) v namene administracije (tiskanje, fotokopiranje, skeniranje …) ravna z dokumenti zaupne narave, jih ustrezno zaščiti in poskrbi za varno shranjevanje pripravi naročilnice in izda potne naloge izpolnjuje predpisane obrazce skladno z navodili evidentira in hrani spremembe tehnične/strokovne dokumentacije v organizaciji (tehnološko-procesne, konstrukcijske, komercialne, kadrovske ipd.) sprejema in preusmerja klice naslovniku, oziroma ko ta ni dosegljiv, prevzame klic in mu preda informacijo sodeluje z nadrejenimi pri organizaciji delovnih sestankov in zagotovi administrativno podporo pri pripravi gradiva vodi rokovnik (koledar dogodkov, opravil, nalog) in evidenco rezerviranih terminov za sestanke, rezervira in pripravi prostor organizira službena potovanja za zaposlene (rezervacija prevoza in prenočišč) zbira in ureja splošne kadrovske podatke o zaposlenih (evidenca o letnem dopustu, evidenca o drugih odsotnostih in prisotnost na delovnem mestu – registracija delovnega časa, evidenca o delovni dobi …) ter jih obdeluje skladno s predpisi o varstvu osebnih podatkov obvlada delovanje in sestavo podatkovnih baz in aplikacij, ki jih uporablja pri svojem delu
	zagotavlja administrativno podporo poslovnim procesom	obvlada pisarniško tehnologijo in osnovno programsko opremo vnaša podatke v interni poslovno-informacijski sistem in zagotavlja podporo delovnim procesom naroča pisarniški material in ostalo za nemoteno delovanje organizacije ter promocijski material za stranke in poslovne partnerje obvlada delo v osnovnih programskih orodjih (Word, Excel …) uporablja spletna orodja pri delu na daljavo (Teams Live, Zoom …) za potrebe delovnega mesta se usposablja in dodatno izobražuje (nadgrajevanje strokovnega znanja s tehničnimi in drugimi novostmi – nove aplikacije) pozna upravno poslovanje in upravni postopek
	hrani dokumentarno gradivo	zbira, ureja in vodi evidence o zadevah, dokumentih, ki nastanejo pri delu in pripravi dokumentarno gradivo za hranjenje (Enotni klasifikacijski načrt z roki hrambe) loči arhivsko gradivo (trajno) od dokumentarnega gradiva evidentira in arhivira gradivo skladno z Zakonom o varstvu dokumentarnega in arhivskega gradiva ter arhivih (ZVDAGA) ravna z elektronskim gradivom pozna osnove in predpise o varstvu arhivskega gradiva ter o hrambi in izločanju dokumentarnega gradiva, ki ga vodi organ
Zagotavljanje kakovosti	zagotavlja kakovost in uspešnost dela v delovnem okolju skladno s predpisi in standardi ter z dobrimi poslovnimi običaji	upošteva navodila ter pravilno, strokovno in pravočasno izvaja delovne postopke obdeluje osebne podatke in upravlja z dokumenti zaupne narave, varuje zaupne podatke in poslovne skrivnosti skladno s predpisi uporablja splošni in poslovni bonton ter protokol pri stiku s strankami in poslovnimi partnerji gradi in ohranja dobre odnose s strankami upošteva pravila stroke in dobre prakse uporablja računalniško opremo in informacijska orodja ravna skladno s pravili o informacijski varnosti spremlja razvoj stroke in skrbi za lastni strokovni, delovni in osebnostni razvoj razume vlogo in pomen organizacijske kulture in vrednot organizacije zaveda se odgovornosti pri zagotavljanju točnosti informacij, ki jih posreduje strankam delovne naloge opravlja skladno s predpisi in z internimi akti organizacije
Komunikacija	komunicira pisno in ustno ter z uporabo sodobnih IKT-orodij	komunicira z zaposlenimi, s strankami ter poslovnimi partnerji, hitro dojema in se prilagaja ter odziva primerno situaciji komunicira pisno, ustno v osebnem kontaktu, preko telefona ali elektronske pošte ter z uporabo orodja/platforme za izvajanje komunikacije na daljavo sodeluje z ostalimi organizacijskimi enotami za potrebe in izvedbo delovnega procesa obvlada poslovno korespondenco in komuniciranje v slovenskem in (vsaj enem) tujem jeziku obvlada veščine komuniciranja po telefonu (bonton telefonskega pogovora) in po ostalih elektronskih komunikacijskih kanalih uporablja načine obvladovanja konfliktov in reševanja sporov razume pomen čustvene inteligence in asertivnega vedenja
Varovanje zdravja in okolja	deluje skladno z delovnopravno zakonodajo ter s predpisi o varovanju zdravja pri delu ter okolja	dela skladno s predpisi o varovanju zdravja in okolja upošteva predpise o požarni varnosti upošteva sanitarno-higienske predpise sledi smernicam zelene in zdrave pisarne (brezpapirno poslovanje, varčna poraba vode, električne energije, ločevanje odpadkov, pravilna reciklaža tonerjev, kartuš, baterij …)

6. Delovna skupina za pripravo poklicnega standarda

Boštjan Košorok, Center RS za poklicno izobraževanje, vodja priprave poklicnega standarda
Karmen Fortuna, Trgovinska zbornica Slovenije, Ljubljana
Lucija Arnold, Obrtno-podjetniška zbornica Slovenije, Ljubljana
Bojan Ravnikar, Zveza svobodnih sindikatov Slovenije, Ljubljana
Suzi Asfour, Zveza klubov poslovne odličnosti Slovenije, Ljubljana
Tamara Inkret, Zveza klubov poslovne odličnosti Slovenije, Ljubljana
Špela Manfreda, Zveza klubov poslovne odličnosti Slovenije, Ljubljana
Sandra Tomovič, Sindikat vzgoje, izobraževanja, znanosti in kulture Slovenije, Ljubljana
mag. Jana Ravbar, Center RS za poklicno izobraževanje, Ljubljana