Poklicni standard

Naziv:

Poslovni sekretar/poslovna sekretarka

Status:

Pretekli

Datum objave sklepa ministra:

22.12.2006

Predhodniki:

Klasius-P16:

Tajniško in administrativno delo (0415)


1. Ime in koda poklicnega standarda

Poslovni sekretar/poslovna sekretarka (3460.003.6.0)

2. Ime in koda poklica


3. Raven zahtevnosti

(VI)

4. Poklicne kompetence

Kandidat:

  1. načrtuje in organizira lastno delo in delo drugih
  2. zagotavlja kakovost in uspešnost dela v delovnem okolju v skladu s predpisi, z dobrimi poslovnimi običaji in s standardi
  3. spremlja razvoj stroke
  4. racionalno rabi energijo, material in čas
  5. varuje zdravje in okolje
  6. razvija podjetne lastnosti, spretnosti in vedenje
  7. sporazumeva se s poslovnimi partnerji in sodelavci
  8. uporablja sodobno informacijsko komunikacijsko tehnologijo ter programska orodja
  9. zagotavlja administrativno in tehnično podporo poslovnim procesom
  10. pripravlja in organizira poslovne dogodke
  11. vodi delo v tajništvu

5. Opis poklicnega standarda

Področje dela Ključna dela Spretnosti in znanja
Analiza, načrtovanje in organizacija dela načrtuje delo v tajništvu
  • spremlja poslovne procese
  • zbira, presoja in posreduje poslovne in druge informacije
  • z analizami seznanja odgovorne sodelavce in predlaga ukrepe
  • pripravi načrt svojega dela in dela sodelavcev v tajništvu
  • spremlja zakonodajo ter predpise in zakone o svojem delu
  • obvlada vrste poslovne dokumentacije in jo loči po pomembnosti posameznih gradiv, dokumentacije in informacij kot podlag za sprejemanje poslovnih odločitev
  • obvlada osnovna pravila ter standarde organizacije dela in podjetja
  • pozna organizacijske strukture
  • pozna načine evalvacije in revizije poslovanja
  • pozna tehnike načrtovanja dela
  • pozna vire za izpolnitev načrta
  • zna začrtati potek delovanja za doseganje ciljev sodelavcev
  • obvlada osnove statistične obdelave podatkov
  • pozna in zna izvesti metode načrtovanja aktivnosti izdelave oz. obdelave
  • pozna postopke in načine za racionalno rabo energije, materiala in časa
  • pozna zakonodajo ter predpise in zakone o svojem delu
Operativna dela zagotavlja administrativno in tehnično podporo poslovnim procesom
  • razporeja terminske načrte delovnih obveznosti na vodstvenih in strokovnih ravneh
  • spremlja izvajanje sprejetih odločitev na vodstvenih in strokovnih ravneh
  • zbira, presoja in posreduje poslovne in druge informacije
  • sodeluje pri načrtovanju in posodabljanju pisarniških prostorov, opreme in tehnologije
  • pripravi in posreduje potrebne analize podatkov in podatkov različnih evidenc
  • vnaša/knjiži podatke v poslovno-informacijski sistem
  • arhivira poslovno dokumentacijo, pošto in druge dokumente v skladu s predpisi
  • koordinira delo tajništva z drugimi enotami/organi družbe
  • pripravi dokumentacijo in izvede naročilo manjše vrednosti
  • sodeluje pri izvajanju operativne kadrovske dejavnosti za zaposlene
  • spremlja in vodi evidenco poslovne korespondence
  • spremlja stroške organizacijske enote
  • pozna poslovno dokumentacijo, gradiva in informacije znotraj in izven organizacije
  • obvlada pravila vodenja evidenc
  • pozna predpise o arhiviranju poslovnega gradiva
  • obvlada elektronsko arhiviranje
  • pozna dejavnosti in poslovne procese v organizaciji
  • pozna osnovna pravila dela v organizaciji
  • pozna osnove računovodstva in financ
  • uporablja osnovne principe marketinških pristopov
  • učinkovito uporablja pisarniško opremo in naprave
  • zna poiskati ustrezno dokumentacijo in informacije znotraj in izven organizacije
  • pozna osnove upravnega poslovanja in upravnega postopka
pripravlja in organizira poslovne dogodke
  • organizira poslovne sestanke, razgovore, seje organov upravljanja in druge poslovne dogodke
  • pripravlja zapisnike, razpise in drugo poslovno dokumentacijo
  • sodeluje pri pripravi gradiv in potrebnih informacij
  • obvešča sodelavce, poslovne partnerje, splošno in strokovno javnost … o poslovnih dogodkih
  • beleži poslovne dogodke, hrani gradivo in dokumentacijo z uporabo ustrezne informacijske opreme
  • obvlada postopke organizacije poslovnih dogodkov
  • obvlada protokol poslovnih dogodkov
  • obvlada protokol sprejema strank in gostov
  • pozna pravila pisanja zapisnikov, razpisov in drugih dokumentov
  • pozna pravila poslovnega komuniciranja (poslovne korespondence)
  • zna uporabljati programska orodja za svoje delo
Vodenje vodi delo v tajništvu
  • vodi in koordinira delo v tajništvu
  • nudi strokovno pomoč sodelavcem
  • spodbuja strokovno izpopolnjevanje delavcev v tajništvu
  • spodbuja sodelavce k doseganju ciljev
  • vodi manjše projektne time
  • vključuje sodelavce v opravljanje delovnih nalog in prenaša pooblastila
  • sodeluje pri izvajanju operativne kadrovske dejavnosti za zaposlene
  • pozna kadrovske postopke in pristope za spremljanje in razvoj človeških virov
  • obvlada osnove vodenja, načine motivacije in spodbujanja razvoja sodelavcev
  • zna kritično presoditi in prepoznati psihodinamične vidike medsebojnih odnosov
  • pozna načine doseganja medsebojnih dogovorov ter metode prepoznavanja in reševanja konfliktov
  • pozna načela timskega dela in vodenja delovne skupine
  • pozna osnove psihologije
  • zna oceniti uspešnost organizacijske enote
Zagotavljanje kakovosti zagotavlja kakovost in uspešnost dela v delovnem okolju v skladu s predpisi, z dobrimi poslovnimi običaji in s standardi
  • zagotavlja pravilno, strokovno in pravočasno izvajanje navodil in delovnih postopkov
  • upošteva predpise in zagotavlja varovanje osebnih podatkov in poslovnih skrivnosti
  • spremlja novosti, najboljše prakse, procese, tehnologije, postopke in sisteme
  • izvaja nadzor delovnih postopkov v tajništvu
  • zagotavlja in skrbi za kakovost pri izvajanju delovnih procesov
  • uvaja sodbne metode in oblike dela v tajništvo
  • upošteva delovni protokol in poslovni bonton
  • spodbuja dobre odnose in klimo med sodelavci
  • upošteva kodeks poklicne etike in dobrih poslovnih običajev
  • kontrolira izvajanje zakonskih in internih predpisov
  • spodbuja učinkovito uporabo virov in izpolnitev načrtov
  • kritično ocenjuje in presoja delovne postopke in jih zna racionalizirati
  • uporablja računalniško opremo in informacijska orodja
  • ravna skladno s pravili o informacijski varnosti
  • spremlja razvoj stroke in skrbi za lastni strokovni, delovni in osebnostni razvoj
  • obvlada osnove racionalizacije dela, porabe materiala in časa
  • pozna sisteme za zagotavljanje kakovosti in pomen standardov kakovosti
  • obvlada poslovni bonton in delovni protokol ter vplive poslovne morale
  • razume in obvlada poslovne procese in postopke
  • pozna načine varovanja podatkov
  • pozna zakonodajo o varovanju in zaščiti osebnih podatkov
  • pozna vlogo in pomen organizacijske kulture in vrednot podjetja
  • pozna hierarhijo in oblike organizacij
  • pozna in upošteva pravila in norme pri posredovanju in sprejemanju informacij
  • zaveda se pomena vzdrževanja dobrih delovnih odnosov in odnosov s strankami
  • zaveda se pomena strokovnega, delovnega in osebnostnega razvoja
Komunikacija pisno in ustno komunicira s poslovnimi partnerji in sodelavci
  • komuniciranje s sodelavci, poslovnimi partnerji doma in v tujini
  • komunicira s splošno javnostjo in strokovnimi javnostmi
  • soustvarja ustrezen prvi vtis o organizaciji pri sprejemanju poslovnih partnerjev in ob drugih stikih
  • informira sodelavce in poslovne partnerje oz. stranke
  • obvlada strokovno terminologijo v slovenskem in tujem jeziku
  • pozna pravila pisne, ustne in neverbalne komunikacije
  • obvlada poslovno korespondenco in komuniciranje v slovenskem in tujem jeziku
  • obvlada etiko poslovnega komuniciranja
  • razume pomen poznavanja človekove osebnosti za uspešno poslovno sporazumevanje
  • razlikuje dejavnike uspešne komunikacije in se zaveda njihovega pomena
  • pozna pomen pozitivnega mišljenja in samoobvladovanja
  • obvlada veščine komuniciranja po telefonu (bonton telefonskega pogovora) in po ostalih elektronskih komunikacijskih medijih
  • pozna osnove retorike
  • zaveda se odgovornosti pri zagotavljanju točnosti informacij, ki jih posreduje strankam in sodelavcem
  • pozna in uporablja načine obvladovanja konfliktov in reševanja sporov
Varovanje zdravja in okolja deluje v skladu z delovno pravno zakonodajo ter v skladu s predpisi o varovanju zdravja pri delu ter okolja
  • ravna skladno s predpisi o varstvu pri delu in varovanju okolja ter skladno z izjavo o varnosti z oceno tveganja
  • pozna delovnopravno zakonodajo, predpise o varstvu pri delu, požarni varnosti in varovanju okolja

6. Delovna skupina za pripravo poklicnega standarda

  • Andreja Pisovec Kacin, Merkur d. d.
  • Nataša Čebulj, Lek d. d.
  • Davorin Vidrih, Iskra Avtoelektrika
  • Darka Krmelj, Iskraemeco
  • Suzana Pibernik, Telekom
  • Sonja Cimerman, Društvo tajnic
  • Janez Dekleva, GZS
  • mag. Branko Vidič, Ministrstvo za javno upravo
  • Irena Amič, Doba d. o. o.
  • Damjana Furlan Lazar, CPI
  • Koordinator:Bojana Sever, CPI

Vaš brskalnik je zastarel!

Za boljšo uporabniško izkušnjo uporabite enega izmed spodaj naštetih brskalnikov.