Poklicni standard

Naziv:	Administrator/administratorka (duplikat)
Status:	Objava
Datum objave sklepa ministra:	8.12.2023
Predhodniki:	administrator/ administratorka (80167540)
Klasius-P16:	Tajniško in administrativno delo (0415)

1. Ime in koda poklicnega standarda

Administrator/administratorka (duplikat) (33073300)

2. Ime in koda poklica

3. Raven zahtevnosti

(IV)

4. Poklicne kompetence

Kandidat/kandidatka je zmožen/zmožna:

pripraviti delovno mesto in opravljati delo skladno s standardi kakovosti dela in z dobrimi poslovnimi običaji,
skrbeti za lastno varnost skladno z ocenjenimi tveganji ter varovati zdravje in okolje skladno z načeli trajnosti,
delovati odgovorno, podjetno in etično v skrbi za strokovni in osebnostni razvoj,
komunicirati z različnimi deležniki osebno in pisno ter pri tem uporabljati sodobne informacijsko-komunikacijske tehnologije ob upoštevanju načel poslovne komunikacije,
s pomočjo sodobne informacijsko-komunikacijske tehnologije urejati poslovno dokumentacijo in voditi evidence dela,
opravljati administrativna dela,
izvajati receptorska dela v poslovnem okolju,
izvajati aktivnosti tržnega komuniciranja

5. Opis poklicnega standarda

Področje dela	Ključna dela	Spretnosti in znanja
Priprava dela oz. delovnega mesta	pripravi prostor za delo in dokumentacijo	pripravi prostor za delo (prostor je primerno osvetljen, prezračen, nastavljena primerna temperatura) pripravi delovno mizo pripravi dokumentacijo oz. gradivo za nemoteno opravljanje dela pripravi pisarniško tehnologijo za učinkovito obravnavanje informacij in pisarniških postopkov
Operativna dela	ureja poslovno dokumentacijo in vodi evidence dela	pripravi in zbira dokumentacijo za nadaljnjo obdelavo posreduje obvezne podatke o zaposlenih na predpisanih obrazcih vodi evidence o prisotnosti na delu in odsotnosti z dela ter o službenih poteh prevzame fakture dobaviteljev in jih vnese v informacijski sistem kompletira dobavno/prodajno dokumentacijo (faktura, prevzemnica ...) in jo posreduje oddelku računovodstva in financ prevzame interne dokumente materialnega poslovanja (prevzemnice, oddajnice, odpremni nalogi, dobavnice ipd.) in jih vnese v informacijski sistem pripravi dokumentacijo za odpremo blaga h kupcem ali kooperantom vodi osnovne evidence (faktura, skladiščnica, blagajniški prejemek, saldakonti dobaviteljev in kupcev, materialno knjigovodstvo) arhivira poslovno dokumentacijo in shranjuje dokumentarno gradivo izpolnjuje dokumente splošnega upravnega postopka uporablja sodobno informacijsko- komunikacijsko tehnologijo (v nadaljevanju: IKT) obvlada elektronsko arhiviranje razume vrste in hierarhijo poslovne dokumentacije
	opravlja administrativna dela	piše dopise skladno z navodili prepisuje besedila in piše po nareku vnaša podatke v računalnik ureja besedilo skladno z navodili organizacijsko pripravi sestanek napiše zapisnik ter vodi evidenco o sprejetih in izvršenih sklepih izpolnjuje predpisane obrazce skladu z navodili fotokopira in elektronsko posname različne dokumente nabavlja pisarniški material obvlada desetprstno tipkanje obvlada delo v urejevalnikih besedil
	izvaja receptorska dela v poslovnem okolju	sprejema in posreduje sporočila (elektronska in pisna) sprejema in registrira stranke, usmerja stranke in daje osnovne informacije sprejema in oddaja pošto pregleduje, evidentira in razporeja prispelo pošto sprejema in preusmerja telefonske klice upravlja in nadzira naprave (za registracijo delovnega časa, telekomunikacijska sredstva itd.) obvlada etiko poslovnega komuniciranja obvlada delo z internetom in intranetom
	izvaja aktivnosti tržnega komuniciranja	izvaja tržno komuniciranje s kupci uporablja različne trženjske strategije uporablja ukaze v orodju za sestavo spletnih strani z nadrejenimi sodeluje pri sestavljanju oglasnega sporočila z nadrejenimi sodeluje pri izdelavi in izpeljavi akcije pospeševanja prodaje z nadrejenimi sodeluje pri izvajanju procesa neposrednega trženja izvede intervju s kupci o zadovoljstvu po nakupu
Zagotavljanje kakovosti	zagotavlja kakovost in uspešnost dela v delovnem okolju skladno s predpisi in standardi ter z dobrimi poslovnimi običaji	upošteva navodila za delo opravlja vsa dela skladno s predpisi, z internimi akti, navodili za delo in s poslovnim bontonom varuje zaupne podatke in poslovne skrivnosti skladno s predpisi skrbi za osebno urejenost in urejenost delovnega okolja obvlada osnove poslovnega bontona obvlada osnove racionalizacije dela, porabe materiala in časa pozna vlogo in pomen organizacijske kulture in vrednot podjetja upošteva pravila in norme pri posredovanju in sprejemanju informacij zaveda se pomena vzdrževanja dobrih odnosov s strankami zaveda se pomena strokovnega, delovnega in osebnostnega razvoja zaveda se odgovornosti pri zagotavljanju točnosti informacij, ki jih posreduje strankam
Komunikacija	komunicira pisno in ustno ter z uporabo sodobnih IKT-orodij	komunicira s sodelavci in strokovnimi službami, tudi prek elektronskih medijev pisno in ustno komunicira s strankami v slovenskem in tujem jeziku komunicira z dobavitelji in s komercialno službo pri reševanju spornih vprašanj glede dokumentacije in vnosa podatkov v poslovno-informacijski sistem pozna osnovna pravila poslovnega komuniciranja obvlada sredstva elektronskega komuniciranja obvlada podajanje povratne informacije pozna pomen pozitivnega mišljenja in samoobvladovanja pozna dejavnike uspešne komunikacije in se zaveda njihovega pomena ravna skladno s pravili o komunikacijski varnosti
Varovanje zdravja in okolja	deluje skladno z delovnopravno zakonodajo ter s predpisi o varovanju zdravja pri delu ter okolja	dela skladno s predpisi o varovanju zdravja in okolja upošteva predpise o požarni varnosti upošteva sanitarno-higienske predpise sledi smernicam zelene in zdrave pisarne (brezpapirno poslovanje, varčna poraba vode, električne energije, ločevanje odpadkov, pravilna reciklaža tonerjev, kartuš, baterij …)

6. Delovna skupina za pripravo poklicnega standarda

Boštjan Košorok, Center RS za poklicno izobraževanje, vodja priprave poklicnega standarda
Suzi Asfour, Zveza klubov poslovne odličnosti Slovenije, Ljubljana
Tamara Šijanec, Zveza klubov poslovne odličnosti Slovenije, Ljubljana
Lucija Arnold, Obrtno-podjetniška zbornica Slovenije, Ljubljana
Bojan Ravnikar, Zveza svobodnih sindikatov Slovenije, Ljubljana
dr. Uroš Breskvar, Zveza svobodnih sindikatov Slovenije, Ljubljana
mag. Jana Ravbar, Center RS za poklicno izobraževanje, Ljubljana