Poklicni standard

Naziv:

Tajnik/tajnica

Status:

Pretekli

Datum objave sklepa ministra:

22.12.2006

Predhodniki:

Klasius-P16:

Tajniško in administrativno delo (0415)


1. Ime in koda poklicnega standarda

Tajnik/tajnica (3460.002.5.0)

2. Ime in koda poklica


3. Raven zahtevnosti

(V)

4. Poklicne kompetence

Kandidat:

  1. načrtuje in organizira lastno delo
  2. zagotavlja kakovost in uspešnost dela v delovnem okolju v skladu s predpisi, z dobrimi poslovnimi običaji in s standardi
  3. racionalno rabi energijo, material in čas
  4. varuje zdravje in okolje
  5. razvija podjetne lastnosti, spretnosti in vedenje
  6. sporazumeva se s strankami in sodelavci
  7. uporablja sodobno informacijsko komunikacijsko tehnologijo ter programska orodja
  8. opravlja administrativno-tehnična dela
  9. zagotavlja administrativno podporo poslovnim procesom
  10. hrani dokumentarno gradivo
  11. zagotavlja nemoteno delovanje ter vzdrževanje pisarniške tehnične in programske opreme

5. Opis poklicnega standarda

Področje dela Ključna dela Spretnosti in znanja
Priprava dela oz. delovnega mesta pripravi prostor za delo in dokumentacijo
  • pripravi prostor za delo
  • pripravi in preveri potrebno dokumentacijo oz. gradivo (baza podatkov)
  • pozna osnove organizacije dela
  • pozna poslovno dokumentacijo
  • obvlada pisarniško tehnologijo in osnovno programsko opremo
  • pozna in zna uporabljati vse vire informacij za potrebe svojega dela
  • zna rokovati z elektronskimi mediji
Operativna dela opravlja administrativno-tehnična dela
  • prevzema, razdeli, evidentira in odpremi pošto ter drugo dokumentacijo za oddelek
  • pripravi dopise, zapisnike, obvestila, zbirnike in druge dokumente
  • prepisuje tekste in piše po nareku
  • fotokopira različne dokumente
  • evidentira dokumentacijo in ureja arhiv
  • izpolnjuje predpisane obrazce v skladu z navodili
  • evidentira spremembe tehnične/strokovne dokumentacije (tehnološko – procesne, konstrukcijske, komercialne, kadrovske ipd.) za oddelek
  • sprejema goste, jih informira in postreže
  • sprejema in po potrebi preusmerja klice
  • organizira sestanke in službena potovanja za sodelavce oddelka (v državi in v tujino)
  • sodeluje pri organiziranju, pripravi in usklajevanju srečanj, sestankov
  • ureja splošne in kadrovske podatke za sodelavce (evidence o delavcih v oddelku, letni dopust in druge odsotnosti, ipd.)
  • vnaša podatke za obračun plače v informacijski sistem
  • pozna zakonodajo o kadrovski administraciji in računovodstvu
  • pozna osnove računovodskih standardov in knjiženja poslovnih dogodkov
  • razume delovanje in sestavo podatkovnih baz in aplikacij, ki jih uporablja pri svojem delu
  • obvlada desetprstno slepo tipkanje
  • pozna in obvlada ustrezne računalniške programe in orodja
  • zna izdelati razpredelnice, tabele, preglednice
  • obvlada delo s pisarniško opremo
zagotavlja administrativno podporo poslovnim procesom
  • sodeluje pri izdelavi letnega plana in spremlja realizacijo stroškov
  • izvaja osnovne statistične analize in pripravlja poročila
  • vnaša podatke v poslovno-informacijski sistem, ažurira podatke na intranetu
  • pripravlja obračune stroškov
  • evidentira in usklajuje lokacijske stroške
  • sodeluje pri analiziranju, ugotavljanju in reševanju reklamacij
  • nabavlja pisarniški material
  • izdaja naročilnice
  • obračuna delovne naloge
  • izdela delni mesečni obračun plač
  • pozna osnove računovodskih standardov in knjiženja poslovnih dogodkov
  • pozna stroškovno knjigovodstvo
  • pozna osnove statistične analize
  • zna izdelati statistična poročila
  • obvlada delo v osnovnih programskih orodjih (Word, Excel …)
  • pozna hierarhijo in osnovne oblike organizacij
  • pozna osnove upravnega poslovanja in upravnega postopka
hrani dokumentarno gradivo
  • pripravi in uredi dokumentarno gradivo za hranjenje
  • evidentira in arhivira dokumentarno gradivo v skladu s predpisi
  • zbira, ureja, posreduje in arhivira poslovne dokumente
  • pozna principe vodenja evidenc in urejanja dokumentacije
  • pozna predpise s področja arhiviranja poslovnega gradiva
  • obvlada elektronsko arhiviranje
  • razume vrste in hierarhijo poslovne dokumentacije
Zagotavljanje kakovosti zagotavlja kakovost in uspešnost dela v delovnem okolju v skladu s predpisi, z dobrimi poslovnimi običaji in s standardi
  • pravilno, strokovno in pravočasno izvaja navodila in delovne postopke
  • upošteva predpise in zagotavlja varovanje osebnih podatkov in poslovnih skrivnosti
  • skrbi za diskretnost in etičnost pri stikih s strankami
  • vljudno komunicira s strankami
  • gradi in vzdržuje dobre odnose s strankami
  • upošteva pravila stroke in dobre prakse
  • opravlja vsa dela v skladu s predpisi, z internimi akti, navodili za delo ter skladno s poslovnim bontonom
  • uporablja računalniško opremo in informacijska orodja
  • ravna skladno s pravili o informacijski varnosti
  • skrbi za osebno urejenost in urejenost delovnega okolja
  • spremlja razvoj stroke in skrbi za lastni strokovni, delovni in osebnostni razvoj
  • obvlada osnove racionalizacije dela, porabe materiala in časa
  • pozna zakonodajo o varovanju in zaščiti osebnih podatkov
  • obvlada poslovni bonton in vplive poslovne morale
  • pozna vlogo in pomen organizacijske kulture in vrednot podjetja
  • pozna pomen standardov kakovosti
  • pozna hierarhijo in osnovne oblike organizacij
  • pozna in upošteva pravila in norme pri posredovanju in sprejemanju informacij
  • zaveda se pomena vzdrževanja dobrih odnosov s strankami
  • zaveda se pomena strokovnega, delovnega in osebnostnega razvoja
  • zaveda se odgovornosti pri zagotavljanju točnosti informacij, ki jih posreduje strankam
Vzdrževanje in popravila zagotavlja nemoteno delovanje ter vzdrževanje pisarniške tehnične in programske opreme
  • ugotavlja nepravilnosti in težave v delovanju delovnih sredstev in programske opreme in zaprosi za popravila
  • spremlja novosti in predlaga dopolnjevanje delovnih orodij
  • seznanjen je s tehničnimi navodili, vzdrževanjem in rokovanjem z delovnimi sredstvi in programsko opremo
Komunikacija pisno in ustno komunicira s strankami in sodelavci
  • komunicira s sodelavci, z nadrejenimi in ostalim strokovnim oz. operativnim osebjem
  • pisno in ustno v osebnem kontaktu, preko telefona ali elektronske pošte komunicira prilagojeno konkretni situaciji in konkretni stranki
  • sodeluje z ostalimi organizacijskimi enotami v povezavi s svojim delom
  • pozna načela timskega dela
  • obvlada poslovno korespondenco in komuniciranje v slovenskem in tujem jeziku
  • obvlada etiko poslovnega komuniciranja
  • obvlada veščine komuniciranja po telefonu (bonton telefonskega pogovora) in po ostalih elektronskih komunikacijskih kanalih
  • pozna osnove retorike
  • obvlada strokovno terminologijo v slovenskem in tujem jeziku
  • obvlada podajanje povratne informacije
  • pozna pomen pozitivnega mišljenja in samoobvladovanja
  • pozna in uporablja načine obvladovanja konfliktov in reševanja sporov
  • pozna dejavnike uspešne komunikacije in se zaveda njihovega pomena
Varovanje zdravja in okolja deluje v skladu s predpisi o varovanju zdravja pri delu ter okolja
  • ravna skladno s predpisi o varstvu pri delu in varovanju okolja ter skladno z izjavo o varnosti z oceno tveganja
  • pozna delovnopravno zakonodajo, predpise o varstvu pri delu in varovanju okolja

6. Delovna skupina za pripravo poklicnega standarda

  • Andreja Pisovec Kacin, Merkur d. d.
  • Nataša Čebulj, Lek d. d.
  • Davorin Vidrih, Iskra Avtoelektrika
  • Darka Krmelj, Iskraemeco
  • Suzana Pibernik, Telekom
  • Sonja Cimerman, Društvo tajnic
  • Janez Dekleva, GZS
  • mag. Branko Vidič, Ministrstvo za javno upravo
  • Tatjana Novak, ŠCRM Kamnik
  • Valerija Vilfan, ŠCRM Kamnik
  • Danica Vaupotič, Ekonomska šola Ptuj
  • Valerija Ambrož, Ekonomska šola Ptuj
  • Damjana Furlan Lazar, CPI
  • Koordinator:Bojana Sever, CPI

Vaš brskalnik je zastarel!

Za boljšo uporabniško izkušnjo uporabite enega izmed spodaj naštetih brskalnikov.